Resposta curta: emita uma fatura quando realiza a venda ou presta o serviço; emita um recibo quando recebe o pagamento de uma fatura já emitida; use uma fatura-recibo quando a operação e o pagamento acontecem no mesmo momento.
O documento correto depende do momento da operação e do pagamento. A designação informal “recibo verde” não substitui esta distinção.
Diferenças principais
| Documento | Quando usar | O que prova |
|---|---|---|
| Fatura | Venda ou serviço, mesmo que ainda não tenha sido pago | A operação e o valor devido |
| Recibo | Pagamento de uma fatura anterior | Que o valor foi recebido |
| Fatura-recibo | Operação paga no momento | A operação e o pagamento simultâneos |
Quando emitir uma fatura?
A fatura documenta a transmissão de bens ou prestação de serviços. Deve ser emitida nos prazos legais, mesmo que o cliente pague mais tarde. Quando o pagamento ocorrer, emita o respetivo recibo.
Exemplo: presta um serviço no final do mês e concede 30 dias para pagamento. Emite a fatura quando o serviço é faturado e o recibo apenas quando recebe.
Quando emitir um recibo?
O recibo comprova o pagamento. Deve ficar associado à fatura correspondente e refletir o valor efetivamente recebido. Em pagamentos parciais, confirme como emitir o documento e manter o saldo correto.
Quando usar a fatura-recibo?
A fatura-recibo reúne os dois momentos. É adequada quando entrega o bem ou conclui o serviço e recebe imediatamente, por exemplo numa venda a pronto pagamento.
Que elementos deve conter a fatura?
- Número sequencial e data;
- Identificação e NIF do emitente;
- Identificação do cliente quando exigida ou solicitada;
- Descrição clara dos bens ou serviços;
- Quantidade, preço e descontos;
- Taxa e valor do IVA ou motivo de isenção;
- Total a pagar;
- Outros elementos legalmente exigidos.
Se estiver isento de IVA, não basta omitir o imposto: deve indicar o motivo legal de isenção aplicável.
Onde pode emitir os documentos?
Consoante a atividade e as obrigações, pode usar o Portal das Finanças, a aplicação ATGo ou um programa de faturação adequado. Confirme se o software cumpre os requisitos legais e comunica os documentos corretamente.
Atividades com operações comerciais, pontos de venda, stock ou elevado volume podem beneficiar de um sistema de faturação integrado.
Prazos e comunicação à Autoridade Tributária
A emissão e comunicação obedecem a prazos. Como estes podem mudar, consulte o calendário fiscal e as instruções atualizadas da Autoridade Tributária. Não espere pelo pagamento para emitir uma fatura quando a operação já ocorreu.
E se o cliente não pagar?
A falta de pagamento não elimina automaticamente a fatura. Mantenha o documento, faça a cobrança e aplique os procedimentos legais para regularizações ou créditos incobráveis quando se verifiquem os requisitos.
Notas de crédito e correções
Não apague uma fatura emitida para esconder um erro. Quando a correção altera o valor ou a operação, pode ser necessária uma nota de crédito ou outro documento retificativo, com referência ao documento original.
Erros frequentes
- Emitir fatura-recibo antes de receber;
- Entregar apenas um comprovativo bancário;
- Não indicar o motivo de isenção de IVA;
- Usar descrições vagas como “serviços prestados”;
- Quebrar a sequência de numeração;
- Confundir retenção na fonte com IVA;
- Corrigir documentos sem criar o documento retificativo adequado.
Checklist de faturação
- Confirme os dados fiscais do cliente;
- Descreva claramente a operação;
- Aplique IVA, isenção e retenção corretos;
- Escolha fatura, recibo ou fatura-recibo conforme o pagamento;
- Verifique a numeração e a data;
- Comunique e arquive o documento;
- Reconcilie o recebimento com a fatura.
Perguntas frequentes
Posso emitir uma fatura-recibo a crédito?
Não é o documento adequado quando ainda não recebeu. Emita uma fatura e, após o pagamento, um recibo.
Transferência bancária substitui o recibo?
O comprovativo bancário prova um movimento, mas não substitui necessariamente o documento fiscal que deve emitir.
Uma fatura sem IVA é válida?
Pode ser, se existir uma isenção ou regra aplicável e o motivo legal constar do documento.
O cliente não pediu fatura. Tenho de emitir?
Em regra, a obrigação de faturação não depende de o cliente pedir. Confirme as exceções e regras próprias da sua atividade.
Fontes oficiais
- Autoridade Tributária — obrigação de emissão de fatura
- Portal das Finanças — documentos de faturação
- Autoridade Tributária — ATGo
Conteúdo informativo, revisto em setembro de 2026. Confirme os prazos e requisitos em vigor para a sua atividade.